Ar koronavīrusa pandēmija slēdzot birojus visā pasaulē, neskaitāmi uzņēmumi un privātpersonas pārdomā, kāda ir darba diena. Tomēr šīs izmaiņas sniedzas pāri sviedru tirdzniecības biroja apģērbam - daudziem cilvēkiem tas nozīmē arī pēkšņu videokonferences zvanu pieplūdumu.
Bet ar daudziem ļaudīm izmantojot Zoom un citas videokonferenču platformas pirmo reizi vienkārši pieteikšanās sapulcei un maksimāla šo video konferenču izmantošana var būt divas ļoti atšķirīgas lietas. Ar ekspertu palīdzību mēs esam noapaļojuši galīgos norādījumus un ieteikumus, kas palīdzēs jums veikt katru videokonferences zvanu bez aizķeršanās.
Dariet: Uzturiet kārtību aiz sevis.
Shutterstock / fizkes
Ja jūs neaicinātu savus kolēģus savā birojā, vispirms to nesakopjot, neaiciniet viņus jūsu mājas birojs kad tas ir kaut kas mazāks par kārtīgu.
'Jūs vēlaties, lai kolēģi redz jūsu mājas biroju kā glītu un sakārtotu,' saka Kristena Sautala Vatsa , autors Solo darbadiena . Papildus tīrot savu vietu , Votss iesaka izvairīties no tiešas redzes līnijas līdz durvīm un pārkārtot 'biroju, lai ģimenes locekļi, kas ielūkojas, nekļūtu par jūsu sapulces daļu'.
Nelietojiet: Novietojiet datoru zem sejas.
Shutterstock
Sapulcēs ir svarīgi uzturēt labu acu kontaktu neatkarīgi no tā, vai tās notiek personīgi vai tiešsaistē, tāpēc pārliecinieties, vai kamera ir pareizi novietota.
'Katram ir leņķi, kas viņiem izskatās labi, bet nevienam nav leņķa, kas skatītos uz augšu,' saka Flinns Zaigers , Radošās digitālā mārketinga aģentūras izpilddirektors Tiešsaistes optimisms . Tā vietā Zaigers iesaka pacelt datoru tā, lai tas būtu nedaudz virs acu līmeņa, lai citiem būtu viegli jūs redzēt lai jūs izskatītos pēc iespējas labāk .
Dariet: Izslēdziet paziņojumus.
Šutterstoks / Aleksejs Boldins
melna čūska pie priekšējām durvīm
Šie paziņojumi, kas tiek rādīti jūsu ierīcēs, ne tikai novērš jūsu uzmanību, bet arī visus jūsu videozvana dalībniekus.
'Jums nav jāsaņem paziņojums par katru ziņu virsrakstu vai nesen augšupielādētu videoklipu brīdī, kad tie notiek, it īpaši ne jūsu noteikto darba bloku laikā,' saka Votss, kurš atzīmē, ka 'katru reizi, kad ātri apskatāt savas sociālo mediju plūsmas, jūs zaudējat daudz produktīva laika. ”
Nelietojiet: Uzgaidiet līdz pēdējai minūtei, lai izstrādātu tehniskos uzlabojumus.
Shutterstock / CLS Digital Arts
Ja vēlaties, lai sapulce noritētu nevainojami, pirms zvana sākšanas pārliecinieties, vai esat pārbaudījis programmatūru, tostarp video un audio iestatījumus.
'Sapulces sākšana un pēc tam saprašana, ka audio ir nemierīgs vai video ir sajaukts, rada aizkavēšanos,' saka Ruubens Jonatans , Uzņēmuma vadītājs GetVoIP , kurš brīdina, ka tas pat var maksāt jums biznesu, ja tas liek klientiem redzēt jūs kā neefektīvu. Lai pārliecinātos, ka viss ir pareizā kārtībā, Yonatan iesaka vispirms veikt sauso skrējienu ar draugu, kurš var sniegt jums atsauksmes.
Dariet: Starp zvaniem izveidojiet dažas dīkstāves.
Šutterstoks / Romāns Samborskis
Pat ja jums ir savstarpējas sapulces, tikai dažu minūšu dīkstāves starp tām var mainīt to, cik efektīvi jūs esat katrā no tām.
'Pēc zvaniem un konferencēm jums būs nepieciešamas dažas minūtes, lai noņemtu papildu e-pasta ziņojumus vai īsziņas, sakārtotu sapulces laikā veiktās piezīmes un garīgi pārslēgtu nākamā uzdevuma pārnesumus,' saka Vatss, norādot, ka sagatavošanās laiks starp zvaniem var palielināt jūsu uzmanības novēršanas risku.
Nelietojiet: Runājiet pārāk ātri.
Shutterstock / fizkes
Neļaujiet ierastajai jūdzes minūtē runai apgrūtināt kolēģu izpratni par to, kuru mēģināt pārvarēt.
'Nerunājiet pārāk ātri, lai tiem, kas klausās (un skatās), būtu grūtības jūs saprast,' saka Debora Svinija , Uzņēmuma vadītājs MyCorporation . Ja jums ir jāstiprina sev pauze, Svinijs iesaka pasmaidīt kamerai, nevis izmantot tādus aizpildītājvārdus kā “um” vai “uh”, kas var likties jums nesagatavotam.
Dariet: Pievērsiet uzmanību citu cilvēku ķermeņa valodai.
Shutterstock / Focus and Blur
Pārāk daudz cilvēku runāšana vienā mirklī var kļūt par nesaprotamu kakofoniju. Ja vēlaties izvairīties no runas pārklāšanās, noteikti izlasiet sapulces dalībnieku ķermeņa valoda saņemt norādes par to, kad ir droši runāt.
'Parastās pazīmes, no kurām jāpievērš uzmanība, ir galvu pamājašana vai mutes atvēršanās,' saka Džulians Džosts , Uzņēmuma vadītājs un līdzdibinātājs Kosmosa bāze .
Nelietojiet: Turiet atvērtas nevajadzīgas cilnes.
Shutterstock / Draugu krājums
Ja vēlaties koncentrēties uz uzdevumu un izvairīties no iespējama apmulsuma, sapulces laikā pārliecinieties, vai visas nevajadzīgās cilnes esat aizvēris vai samazinājis.
'Jūs nevēlaties, lai jūs nepieļautu, kad kāds jautā:' Vai varat kopīgot ekrānu un parādīt mums? 'Saka Šeins Šermans , Uzņēmuma vadītājs TechLoris , kurš atzīmē, ka pārāk daudz cilņu atvēršana vienlaikus var pat ietekmēt zvana kvalitāti.
Dariet: Izmantojiet austiņas.
Shutterstock / fizkes
Jūsu kolēģi vēlas jūs uzklausīt, nevis skaņu, kā jūsu bērni spēlē, jūsu suns rej vai ātrā palīdzība iet ārā.
'Lielākā daļa klēpjdatoru mikrofonu ir patiešām slikti un uztver katru nelielu troksni,' saka Džūlija Bī , prezidente BeeSmart sociālie mediji . 'Austiņas un austiņas samazina fona troksni līdz minimumam un uztver jūsu teikto.'
Nelietojiet: Lasīšana.
Shutterstock / Preses pārzinis
Ja vēlaties, lai jūsu sapulces dalībnieki turpinātu iesaistīties, mēģiniet veicināt dialogu, nevis teikt runu.
'Mūsdienās mūsu uzmanības laiks ir vēl īsāks, tāpēc tā vietā, lai sēdētu pie datora un runātu ar tiem, kas zvana, iesaistiet cilvēkus sarunās,' iesaka Bee, kurš saka, ka šis ieradums arī uztur cilvēkus iesaistītus un uzmanīgus zvanā. .
Dariet: Izmantojiet izslēgšanas un video izslēgšanas pogas.
Shutterstock / Sarach Naetimaetee
Katrā sapulcē jums nav jābūt ieslēgtam mikrofonam vai kamerai, ja jums tas nav īpaši lūgts.
'Ja jūs nerunājat, izslēdziet sevi. Ja jums ir nepieciešams daudz pārvietoties vai piecelties un atpūsties no sapulces ... tad paslēpiet savu videoklipu un izslēdziet skaņu, ”iesaka Bee.
Nelietojiet: Paļaujieties tikai uz WiFi.
Šutterstoka / Olivjē Le Moāls
kas man ar vēderu nav kārtībā
Ja jums ir dublējuma plāns, ja jūsu WiFi tiek izslēgts, jūs nepalaidīsit garām nevienu svarīgu detaļu.
'Nekas nepārspēj vecās skolas Ethernet kabeļa pārliecinošo tīkla veiktspēju,' saka Jovans Milenkovičs , uzņēmuma līdzdibinātājs CommandTech . Lai gan daudziem klēpjdatoriem vairs nav Ethernet pieslēgvietu, Milenovičs atzīmē, ka CAT5 uz USB adapteri ir lēti un viegli pieejami, lai varētu to pievienot.
Dariet: Iestatiet automātisko ierakstīšanu.
Šutterstoka / Olivjē Le Moāls
Tā vietā, lai sapulces laikā izmisīgi mēģinātu pierakstīt piezīmes, iestatiet automātisko ierakstīšanu, lai burtiski varētu izbaudīt visu pēc tam notikušo.
'Tālummaiņa ļauj automātiski ierakstīt zvanus, un tas var būt nenovērtējams, lai ierakstītu klienta vai komandas atsauksmes par projektu,' saka Dusti arābs , biznesa stratēģis ar Reinvention Co .
Nelietojiet: Atstājiet citas ierīces, kurās iespējots internets.
Šutterstoks / Deivids Herezs Kalcada
Pirms sapulces sākuma, izslēdzot citas mājas ar internetu iespējotas ierīces pirms sapulces, jūs varat ierobežot savienojuma aizkavēšanos un nodrošināt videokonferences zvanu nevainojamu darbību.
'Pat vislabākā interneta pakete negarantēs, ka jūsu mājas internets var uzturēt ilgas biznesa tikšanās videokonferences laikā,' saka Milenkovičs, kurš iesaka palūgt istabas biedriem un ģimenes locekļiem, ja vien iespējams, aizturēt spēles un lejupielādes tikšanās laikā.
Dariet: Izmantojiet tērzēšanas funkciju.
Shutterstock / Rawpixel.com
Ir vienkāršs risinājums, ja vēlaties izvairīties no tā, ka visi sarunājas savā starpā, kad sapulces beigās ir jautājumu un atbilžu laiks.
'Izmantojiet tērzēšanas funkciju, lai paziņotu, ka jums vispirms ir jautājums vai paziņojums, nevis vienkārši izsmiet,' iesaka Metjū Ross , līdzdibinātājs un COO Snauda pagalms .
Nelietojiet: Valkājiet sviedrus.
Shutterstock / fizkes
Izturieties pret saviem virtuālajiem kolēģiem ar tādu pašu cieņu, kādā jūs izturētos pret viņiem personīgi, un pārliecinieties, ka esat izskatījies tikšanās vietā.
'Centieties izvairīties no visa, kas ir pārāk spilgts, un no visa, kas satur pārāk daudz modeļu,' iesaka Kails Turks , Mārketinga viceprezidents plkst Galvenā meklēšana . Turks piebilst, ka pat tad, ja jūs domājat, ka jūsu kolēģi jūs redzēs tikai no pleciem uz augšu, valkājot darbam atbilstošu dibenu, vienmēr ir laba ideja, ja jums nāksies piecelties vai pārvietoties.
Dariet: Ir rezerves plāns.
Shutterstock / Monkey Business attēli
Turiet visu pieejamo pieteikšanās informāciju savai sapulcei, un jūs nepalaidīsit garām ritmu, ja savienojums aizkavēsies.
'Pārliecinieties, ka jums ir tālruņa numurs vai rezerves plāns, ja tas nepieslēdzas tiešsaistē, kā plānots,' iesaka Peidžs Arnofs-Fens , globālās stratēģiskā mārketinga firmas dibinātājs un izpilddirektors Mavens & Moguls .
Nelietojiet: Izmantojiet tastatūru.
Šutterstoks / Jēkabs Lunds
Ja sapulces laikā vēlaties pierakstīt piezīmes, lietojiet piezīmju grāmatiņu, nevis pieskarieties tastatūrai.
'Neatkarīgi no tā, vai veicat piezīmes vai atbildat uz e-pastiem vai komandas tērzēšanu, rakstīšanas skaņa novērš uzmanību,' saka Marks Strasmens , UCC SVP un GM plkst LogMeIn . Ja piezīmju rakstīšana ar roku nešķiet piemērota alternatīva, Strassman iesaka izmantot iebūvēto transkripcijas pakalpojumu, kas pieejams lielākajā daļā videokonferenču platformu.
Dariet: Iespējot karstos taustiņus.
Shutterstock / Skaidrs
Tā vietā, lai meklētu mikrofona piekļuves pogu, pirms sapulces iespējojiet karstos taustiņus, lai vajadzības gadījumā jūs varētu viegli piezvanīt.
'Rācijsaziņas iespējošana nodrošinās, ka grupas zvana vidē jūs neesat balto trokšņu, atbalsu un fona trokšņu cēlonis,' saka Keenan Beavis , uzņēmuma dibinātājs Longhouse Media , kurš atzīmē, ka šī funkcionalitāte ir pieejama tādās platformās kā Zoom, Skype un Discord.
Nelietojiet: Aizmirsti atteikties.
Shutterstock / shurkin_son
Pirms maināt svīšanu, jūs vēlēsities spert vienu būtisku pēdējo soli: beigt zvanu.
'[Neļaujiet] nomest savu aizsargu pirms atteikšanās - mikrofons / skaļrunis joprojām var darboties!' brīdina Arnof-Fenn.
