Runājot par e-pastu, jūs domājat, ka zināt visu, kas jāzina. Galu galā lielākā daļa no mums vidēji sūta un saņem 121 e-pastu dienā , saskaņā ar tehnoloģiju tirgus izpētes firmu Radicati grupa . Lai gan jūs, iespējams, iztērējat ievērojamu katras dienas daļu, strādājot iesūtnē, jūs, iespējams, varētu iemācīties kaut ko vai divas lietas. Patiesībā ir daudz e-pasta etiķetes noteikumu, kas regulāri izvairās no jums un daudzām citām personām jūsu kontaktu sarakstā. Vai vēlaties būt pārliecināts, ka esat elektroniski pieklājīgs? Šeit ir 17 zelta e-pasta noteikumi, kurus jūs, iespējams, nezināt, bet kas jums jāzina.
1 Atbildiet minūtē, kad saņemat e-pastu, pat ja jums nepieciešams vairāk laika.
Shutterstock
Neviens nenovērtē atbildes saņemšanu uz e-pastu nedēļām pēc tās nosūtīšanas. Patiesībā 2018. gada aptauja, ko veica konsultantu firma Toister Performance Solutions atklāja, ka 41 procents cilvēku gaidīja e-pasta atbildi no saviem kolēģiem mazāk nekā stundas laikā. (Sāciet jau tagad sagatavot atvainošanās piezīmes savai grāmatvedībai!)
Protams, dažas atbildes uz e-pastu aicina jūs sakošļāt savas domas un sagatavot izmērītu ziņojumu. Šādos gadījumos risinājums ir vienkāršs: atbildiet dažu minūšu laikā, lai paziņotu sūtītājam, ka esat saņēmis viņu ziņojumu, taču lietu sakārtošanai nepieciešams nedaudz vairāk laika. Tādā veidā viņi zina, ka esat ņēmis vērā viņu e-pastu un ne tikai ignorē tos.
2 Izmantojiet “Atbildēt visiem” piesardzīgi.
Shutterstock
Starp opcijām Atbildēt un Atbildēt ir būtiska atšķirība. Un tomēr daudzi e-pasta lietotāji to diemžēl neapzinās. Ja esat viens no viņiem, ziniet, ka, izvēloties pēdējo, visi saņēmēji, kuri bija saņēmuši sākotnējo ziņojumu, saņem jūsu atbildi - un biežāk jums nevajadzētu pārpludināt visu iesūtnes.
Šie nevajadzīgie masu ziņojumi ir tik liels posts, lai tos aprakstītu, ir sarunvalodas termins: ' Atbildēt Allpocalypse . ' Tātad, nākamreiz, kad atbildat uz masveida e-pastu, apsveriet, kam patiesībā ir jālasa jūsu atbilde: vai visu uzņēmumu vai tikai sākotnējo sūtītāju?
3 Ja vēlaties saņemt atbildi no kāda, nekontrolējiet viņu.
Šutterstoks / Jēkabs Lunds
Kad jūs kopējat kādu personu pa e-pastu - tas nozīmē, ka jūs viņu “kopējat”, tas parasti norāda, ka vēlaties viņus turpināt sarunā, bet ne vienmēr meklējat no viņiem atbildi. Un kā apmācību profesionālis Dannielle Walz brīdina, nepareizi izmantojot CC iespēju, var rasties saziņas problēmas.
'Kopējot savus kolēģus daudzos e-pastos, viņi var vairs neuzskatīt jūsu e-pastus par svarīgiem un var ievietot tos tieši' atsauču mapē 'vai' Lasīt vēlāk mapē ',' viņa rakstīja LinkedIn pastu. 'Tas var novest pie tā, ka svarīga informācija nākotnē var tikt zaudēta.'
Tātad, ja sagaidāt kāda atbildi, ievietojiet viņa e-pasta adresi laukā “Kam” un taupīgi izmantojiet funkciju “CC”.
4 Izprotiet, kad un kad nelietot BCC.
Shutterstock
BCC lauks ir vēl sarežģītāks, nemitīgi izvairoties pat no pieredzējušākajiem e-pasta lietotājiem. Bet sagrābsim to: BCC apzīmē 'aklo kopiju', tāpēc, lai arī tas ir līdzīgs CC-ing, BCC-ing nerāda šīs personas e-pastu citiem saņēmējiem, tas nozīmē, ka neviens cits ķēdē neredzēs, ka jūs iekļāva tos.
Tātad, kad ir pareizi izmantot BCC? Hillel Pilns gada Inc. žurnāls saka, ka tas ir paredzēts tikai masveida e-pastiem vai kad kāds jūs pa e-pastu iepazīstina ar kādu citu.
'Visos citos gadījumos, nosūtot e-pastu kādam un BCC kādam citam, jūs esat negodīgs - patīk tas jums vai nepatīk,' atzīmē Fulds. 'Jūs sūtāt e-pastu personai X un, viņiem nezinot, ļaujot personai Y noklausīties jūsu sarunu. Personai X nav ne jausmas, ka kāds cits lasa šo e-pastu, lai gan patiesībā jūs to slepeni nosūtījāt arī kādam citam.
5 Lietojiet izsaukuma zīmes taupīgi.
Shutterstock
Šeit un tur e-pastos ir viegli iemest izsaukuma zīmi, taču mēģiniet neveikt ieradums no tā. Lai gan vēsturiski tās tiek izmantotas, lai norādītu uz satraukumu, e-pastā izsaukuma zīmes var viegli sajaukt ar viltību vai pasīvu agresivitāti.
ko sapnī nozīmē nāve?
'Nevajadzīgas izsaukuma zīmes izmantošana e-pastā var viegli iznīcināt jūsu teksta pamatnozīmi.' Anna Verasai paskaidro tālāk HR Digest . Izmantojiet to tikai tad, kad jums jāuzsver kaut kas svarīgs. Padomājiet par to, kā lasītājs varētu interpretēt ziņojumu, to lasot. '
6 Esiet piesardzīgs, lietojot humoru.
Shutterstock
Ikvienam patīk a labs joks ik pa brīdim, bet, tā kā toni var nepareizi interpretēt, ja neatbilstat klātienē, vislabāk jokus atstāt ārpus jūsu e-pastiem. 'Rezervējiet humoru tālruņa zvanam vai personīgi,' biznesa rakstīšanas profesors, Deivids Silvermans , rakstīja Hārvardas biznesa apskats . 'Tādā veidā, kad līnijas otrā galā vai konferenču galda otrā pusē ir satriecošs klusums, es varētu teikt:' Es domāju, ka jūs, iespējams, nesaprotat, cik smieklīgi es sevi uzskatu, un, ņemot vērā to, es ticu, ka es apstāšos tagad. '
Bet nopietni: galvenais 2005. Gada pētījums, kas publicēts Personības un sociālās psiholoģijas žurnāls atklāja, ka, lai gan sūtītāji prognozēja, ka viņu saņēmēji 80 procentus laika var precīzi atšifrēt viņu signālu, saņēmēji faktiski varēja precīzi nolasīt signālu tikai 56 procentos gadījumu.
7 Izlaidiet slengu.
Shutterstock
Pieaugot tūlītējās ziņojumapmaiņas saīsinātajām formām angļu valoda ir kļuvuši plašāk izmantoti - piemēram, “u” nozīmē “tu” vai “gribi”, nevis “gribu”. Bet, tāpat kā humors bieži nepievienojas e-pastos, slengs ir līdzīgs aizliegums. Saskaņā ar vienu OnePoll Aptaujā 37 procenti cilvēku uzskatīja, ka slenga lietošana darbavietā ir nepieņemama, un 55 procenti teica, ka, izlaižot priekšniekam e-pastu, izlaidiet “lol”.
8 Pievērsiet uzmanību temata rindiņai.
Shutterstock
Tēmas rindas ir vienkāršas, bet nepieciešamas. Tā kā lielākā daļa e-pastu tiek lasīti mobilās ierīces —55 procenti, pēc e-pasta piegādes uzņēmuma domām Atgriešanās ceļš - ir svarīgi viņus pienaglot. Vislabāk ir īsas, kodolīgas un tiešas tēmas. Jūsu e-pasta mērķis ir skaidri jānorāda, un jums tas jāierobežo līdz pieciem vārdiem vai mazāk, jo mobilās ierīces pēc tam pārtrauca visus vārdus.
9 Iekļaujiet parakstu.
Shutterstock
Vai jūs kādreiz esat saņēmis e-pastu no kāda un domājāt: 'Kas tas ir no ? Lai gan sūtītāja adrese var dot jums dažas norādes par to, kas viņi ir, dažreiz tas nav pietiekami. Paraksts jūsu e-pasta beigās var nekavējoties informēt saņēmēju par to, kas jūs esat, ko jūs darāt un kā viņi var ar jums sazināties.
Integrētās mārketinga aģentūras ļaudis Ocreative sakiet, ka e-pasta paraksta lodziņš ir 'tāpat kā nodot personai vizītkarti katru reizi, kad sūtāt e-pastu'. Ja jums to vēl nav, pievienojiet parakstu, kurā ir jūsu vārds, uzvārds, amats, tālruņa numurs, e-pasts, vietne un uzņēmuma logotips.
10 Atcerieties KISS (saglabājiet to īsu un vienkāršu).
Shutterstock
KISS metode ir tā, ko lielākajai daļai no mums mācīja pamatskolā, taču tas nenozīmē, ka tā vēlāk dzīvē ir tikpat nepieciešama. Bumerangs , e-pasta produktivitātes lietotne, izpētīja galvenās metodes, kā iegūt vairāk atbildes uz e-pastu. Viņu lielākais līdzņemšana? Vislabāk ir rakstīt tā, it kā tev būtu astoņi gadi.
Viņu pētījumi atklāja, ka uz e-pastiem, kas tika rakstīti trešās klases lasīšanas līmenī, atbildēja par 36 procentiem biežāk nekā uz tiem, kas rakstīti koledžas lasīšanas līmenī.
11 Pievērsiet uzmanību pielikumiem.
Shutterstock
Pielikumi dažkārt ir nepieciešama e-pasta procesa sastāvdaļa, taču pirms pievienošanas ar atteikšanos jums vajadzētu labi zināt, kā tos izmantot. Garās e-pasta ķēdēs tās dažkārt var palikt nepamanītas vai aizmirstas, un arī negaidītie pielikumi mēdz būt neatvērti, jo saņēmēji ir piesardzīgi pret elektroniskajiem vīrusiem.
Labākais risinājums ir izsaukt savus pielikumus e-pasta pamattekstā. Gramatiski saka, ka labākais veids, kā paziņot pielikumu saņēmējam, ir e-pasta ziņojuma beigās iekļaut ziņojumu, kurā teikts kaut kas līdzīgs “Es esmu pievienojis [preci]” vai “Lūdzu, lūdzu, skatiet pievienoto [vienumu], lai iegūtu sīkāku informāciju . '
12 Standartizējiet savu fontu.
Shutterstock
Lai gan spēlēšanās ar fontu stiliem un krāsām var būt jautra, profesionālajā pasaulē spilgti rozā komiksiem nav vietas. Kā izrādās, fontu lietošanai ir ārkārtīgi liela nozīme digitālajā komunikācijā, norāda Kolins Vaildons , autors Tips un izkārtojums: vai jūs sazināties vai vienkārši veidojat diezgan formas? 'Ir iespējams izpūst trīs ceturtdaļas mūsu lasītāju, vienkārši izvēloties nepareizo veidu,' viņš teica Amerikāņu rakstnieki un mākslinieki .
Tātad, pie kādiem fontiem jums vajadzētu pieturēties, kad runa ir par e-pastiem? MageMail iesaka Džordžijas, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS vai Arial.
13 Visu korektūru.
Shutterstock
Rakstot e-pastu, iespējams, jūs tomēr kļūdīsities, jūs esat tikai cilvēks. Tomēr kļūdas bieži netiek izskatītas pagātnē, kad runa ir par darba e-pastiem. Iekšā Gramatikas aptauja no gandrīz 2000 respondentiem 67 procenti teica, ka tā ir nē labi, lai e-pastos izdarītu drukas kļūdas, bet tikai 6 procenti uzskatīja, ka tā ir pieņemama kļūda.
14 Pēdējo reizi ievadiet e-pasta adresi.
Shutterstock
kā pateikt, kad jūsu laulība patiešām ir beigusies
Vieglākais veids, kā pārliecināties, vai nesūtāt e-pastu, pirms tas nav gatavs, vai arī pirms tā nav notīrīta no kļūdām? Pirms ievadāt saņēmēja e-pasta adresi, uzgaidiet, līdz viss ir tip-top formā. Kā jūs zināt, padarot e-pasta kļūdas ir viens no vienkāršākajiem veidiem, kā radīt nepareizu iespaidu.
'Jautājums nav tikai par profesionalitāti,' Kārena Keslere , Evergreen Partners prezidents, pastāstīja Forbes . 'Uz spēles ir darbinieka un uzņēmuma vai organizācijas reputācija. Mēs esam redzējuši, ka slikti e-pasta lēmumi rada negatīvas sekas darbiniekam - atlaišanai un arī organizācijai - tiesvedībai. '
15 Un trīsreiz pārbaudiet saņēmēja vārdu.
Shutterstock
Viena liela kļūda, no kuras jāizvairās, ir nepareiza adresāta vārda pareizrakstība, tāpēc pirms sūtīšanas nospiediet, pārliecinieties, ka veicat trīsreizēju pārbaudi. Daudz cilvēku redzēt aktu gada pareizrakstības kļūda vārds kā slinks un neuzmanīgs, it īpaši kad pareizrakstība ir norādīta e-pasta adresē. Kā rīkoties, ja nejauši pieļāvāt šo kļūdu? Katrīna Šanlija , manas sarkanās pildspalvas rediģēšanas īpašnieks, saka tūlītēja atvainošanās ir atslēga jūsu uzticamības saglabāšanai.
16 Profesionālai uzņēmējdarbībai izmantojiet profesionālu e-pasta adresi.
Shutterstock
Lai gan personisko e-pasta adresi var izmantot, sazinoties ar draugiem vai ģimeni, turiet to ārpus profesionālās biznesa sfēras. Tas ir īpaši svarīgi a patērētājs-pārdevējs situāciju. 2016. gads Ej tēti 1000 amerikāņu aptaujā atklājās, ka 75 procenti uzskata, ka profesionāla e-pasta adrese ir svarīgs faktors, lai uzticētos tiešsaistes biznesam, un 33 procenti šaubītos par pārdevēja likumību, ja izmantotu personīgo e-pasta adresi.
'Jūs nekad neaizmirstat pirmo iespaidu ne reālajā dzīvē, ne tiešsaistē,' GoDaddy produktu vadītājs Stīvens Oldričs , teica a paziņojums, apgalvojums . 'Bieži vien jūsu pirmā tiešā mijiedarbība ar klientu notiek pa e-pastu, tāpēc profesionāls izskats šajā kontekstā ir ārkārtīgi svarīgs.'
17 Atcerieties, ka ar visu var dalīties.
Shutterstock
Neatkarīgi no tā, vai tas notiek ar pārsūtīšanu, BCC vai vienkārši tālruņa mirgošanu kāda cilvēka sejā, ir svarīgi atcerēties, ka visu, ko rakstāt e-pastā, var redzēt kāds cits, nevis paredzētais saņēmējs. Tāpēc visai jūsu e-saziņai jābūt profesionālai un bez riska. Galu galā e-pasts pat var būt pieļaujams tiesā , tāpēc labāk nekad nesūtīt neko tādu, ko vēlāk varētu izmantot pret jums. Lai uzzinātu vairāk par to, kā uzlabot savu darba dzīvi, skatiet vietni 25 ģēniju triki, lai strādātu gudrāk un ne grūtāk .
Lai uzzinātu vairāk pārsteidzošu noslēpumu par labāko dzīvi, noklikšķiniet šeit sekot mums Instagram!
